Berikut Manfaat TandaTangan Elektronik Kemajuan teknologi membawa kemudahan pada setiap aspek kerja, salah satunya menandatangani dokumen. Teknologi tanda tangan elektronik (TTE), atau e-signature, mulai menggantikan tanda tangan basah yang rentan akan pemalsuan.
Berikut Manfaat TandaTangan Elektronik Chief Innovation Officer Mekari, Brendan Rakphongphairoj mengatakan bahwa meningkatnya penggunaan e-signature sejalan dengan tren digitalisasi yang membuat bisnis semakin paperless.
“Setiap hari, perusahaan harus menandatangani puluhan dokumen, mulai dari kontrak legal hingga faktur penjualan. Bahkan, seorang sales di perusahaan asuransi mengakui bahwa ia menghabiskan 65 persen dari waktu kerjanya untuk memproses, termasuk menandatangani, perjanjian premi dengan ratusan nasabah,” kata Brendan di kutip dari keterangannya, Minggu (26/2/2023).
Sebagai perusahaan teknologi, Mekari menyediakan Mekari Sign sebagai solusi e-signature bersertifikasi Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE)
Brendan menyampaikan, e-signature mengotomasi proses penandatanganan dokumen, dengan demikian meningkatkan efisiensi kerja mereka yang memiliki otoritas menyetujui atau mengesahkan dokumen.
“E-signature bermanfaat bagi perusahaan-perusahaan yang sehari-harinya harus memproses berbagai macam dokumen, termasuk perusahaan di bidang ritel, hospitality, pendidikan, serta layanan profesional seperti konsultan, business-to-business (B2B) dan teknologi
1. Satu klik untuk menandatangani banyak dokumen
Menandatangani puluhan dokumen bisa menyita banyak waktu yang seharusnya bisa di gunakan untuk menyelesaikan tugas lain. Oleh sebab itu, e-signature menjadi salah satu solusi dalam mempercepat penandatanganan dokumen.
Aplikasi e-signature pun bisa menangani dokumen dengan format yang beragam, mulai dari PDF hingga docx.
“Salah satu perusahaan distributor alat kesehatan bahkan berhasil meningkatkan penyelesaian perjanjian kerjasama sebesar 42 persen semenjak menggunakan e-signature,” ucap Brendan.
2. Jadi lebih santai mengejar tanda tangan
Mengejar tanda tangan seseorang terkadang melelahkan. Aplikasi e-signature memudahkan permohonan tanda tangan karena aplikas akan otomatis mengirimkan notifikasi untuk mengingatkan orang-orang untuk menandatangani dokumen sebelum tenggat waktu.Lanjutkan membaca artikel di bawah
Selain itu, aplikasi e-signature juga memungkinkan semua yang terlibat untuk memantau proses penandatanganan secara real-time, yang semakin mempermudah permintaan tanda tangan.
3. Bebas dari kerepotan pengiriman dokumen
Mengirim banyak dokumen dengan kurir untuk ditandatangan basah memakan biaya, apalagi jika dokumen harus dikirimkan ke luar kota atau negeri. Aplikasi e-signature meniadakan ongkos pengiriman karena pembubuhan tanda tangan cukup di lakukan secara online.
Dokumen pun bisa dikirim sekaligus secara massal, fitur yang berguna bagi perusahaan yang harus mengirim berbagai kontrak atau faktur penjualan ke pelanggan dan penyuplai.
4. Kerahasiaan dan keamanan terjaga
Banyak dokumen, seperti perjanjian atau kontrak, berisi informasi yang harus d ijaga kerahasiaanya. Sebab itu, dokumen harus di jaga agar jangan sampai hilang, serta di baca atau di salin oleh mereka yang tidak berwenang. Aplikasi e-signature memiliki berbagai fitur yang memastikan bahwa hanya pihak yang di berikan wewenang bisa mengakses dan menandatangani dokumen.
Fitur jejak audit, misalnya, merekam secara rinci perubahan yang di lakukan pihak manapun pada dokumen. Pastikan juga bahwa aplikasi e-signature sudah bersertifikat Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) sehingga tanda tangan yang di bubuhkan di anggap sah secara hukum.
5. Tanda tangan kapan saja, di mana saja
Kini, bisnis bisa di jalankan dari mana saja, apalagi dengan maraknya tren hybrid work di mana karyawan bekerja dari lokasi yang berbeda. Aplikasi e-signature menyimpan semua dokumen di awan, sehingga penandatanganan dapat di lakukan secara multi platform melalui smartphone, tablet, dan komputer. Pengoperasian bisnis pun semakin tidak di batasi oleh jarak dan waktu.
Brendan menambahkan bahwa mendigitalisasi proses sesederhana penandatanganan dokumen akan tetap membawa dampak positif bagi perusahaan.
“Begitu perusahaan dan bisnis merasakan manfaat dari e-signature, mereka akan terdorong untuk secara bertahap mengadopsi teknologi pengaturan dokumen yang lebih canggih sehingga mereka akhirnya mendigitalisasi keseluruhan pemrosesan dan penyimpanan dokumen,” imbuh dia.